Sau khi khảo sát, đo đạc, tính toán tình hình thực tế hệ thống tài liệu hiện có, căn cứ vào lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các loại hình tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, chúng tôi sẽ lập phương án phân loại hệ thống tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng nhóm đối tượng, phù hợp với từng lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án đề xuất sau:
Kế hoạch thực hiện:
Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu …………… đến ……………..
Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.
Nội dung công việc (Chi tiết theo biểu sau):
| STT | Nội dung công việc triển khai |
| 1 | Giao, nhận các tài liệu. |
| 2 | Đưa tài liệu ra chỉnh lý. |
| 3 | Vệ sinh sơ bộ tài liệu. |
| 4 | Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý. |
| 5 | Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại. |
| 6 | Lập hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ. |
| 7 | Biên mục phiếu tin. |
| 8 | Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại. |
| 9 | Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin. |
| 10 | Biên mục hồ sơ. |
| 11 | Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục hồ sơ. |
| 12 | Đánh số chính thức lên phiếu tin và bìa hồ sơ. |
| 13 | Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ. |
| 14 | Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ và lên bìa hồ sơ. |
| 15 | Đưa hồ sơ vào hộp (hoặc cặp). |
| 16 | Viết và dán nhãn hộp ( hoặc cặp). |
| 17 | Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá. |
| 18 | Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu. |
| 19 | Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin. |
| 20 | Bàn giao tài liệu. |
| 21 | Lập mục lục hồ sơ: Viết lời nói đầu, lập bảng tra cứu bổ trợ (nếu cần); đóng quyển mục lục |
| 22 | Xử lý tài liệu loại: Phân loại, sắp xếp, thống kê tài liệu loại, viết thuyết minh tài liệu loại. |
| 23 | Bàn giao, kết thúc chỉnh lý |
Điều kiện thương mại:
Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng, chia thành 02 đợt:
Đợt 1: Sau khi ký hợp đồng và bên B bắt đầu triển khai thực hiện công việc, bên A tạm ứng cho bên B đợt 1 là: 30% tổng giá trị hợp đồng.
Đợt 2: Thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng sau khi hai bên đã ký Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
Thủ tục thanh quyết toán hợp đồng gồm:
Hợp đồng chỉnh lý tài liệu.
Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
- Công văn đề nghị thanh toán kinh phí.
- Hóa đơn tài chính.
Công Ty TNHH TM&DV Văn thư lưu Trữ Hải Dương (Công ty lưu trữ Hải Dương):
Chỉnh lý hệ thống tài liệu, lưu trữ, số hóa tài liệu, sắp xếp các tài liệu thuận tiện tra cứu, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, hộp mộc, hộp lưu trữ, giá sắt, lưu trữ tài liệu, lưu trữ văn thư, hộp sơn lưu trữ, bìa hồ sơ, hộp cặp đựng tài liệu, thiết kế website: thiết kế website cho các đơn vị, các công ty, phòng khám, bệnh viện, trường học …
Điện thoại tư vấn/hỗ trợ :
- Chỉnh lý tài liệu, văn phòng phẩm : 0904.321.938
- Thiết kế website: 01234.06.08.83
Hỗ trợ Online: Click vào đây để Chat/Online