Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại hệ thống tài liệu theo một phương án phân loại, tìm kiếm khoa học, trong đó có việc tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đã đưa ra chỉnh lý.
Ý nghĩa của việc chỉnh lý tài liệu:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu
- Tổ chức thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ sẽ thực hiện xác định giá trị tài liệu nhằm lựa chọn cho được những tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ bảo quản qua đó loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị, không có giá trị, tài liệu trùng nhau hoặc thừa.v.v.. để lập thủ tục tiêu hủy theo đúng quy định của Nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và các trang thiết bị phương tiên bảo quản.
- Tổ chức nhập mục lục hồ sơ, thông tin trên máy tính, làm cơ sở để ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, thuận tiện việc tra cứu sử dụng hiệu quả. - Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng thông tin quá khứ phục vụ hoạt động thực tiễn của cơ quan vào công tác chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội… trước mắt cũng như lâu dài.
Một số yêu cầu-mục tiêu thực hiện:
- Thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ phải đảm bảo tính khoa học, phân loại và dễ tìm kiếm đồng thời có tính bảo mật thông tin tài liệu, an toàn tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.
- Sau khi thực hiện tài liệu được tổ chức khoa học và chỉ lưu giữ lại những hồ sơ có giá trị theo phương châm: khối lượng tài liệu có giá trị giữ lại là tối thiểu, nhưng lượng thông tin cần thiết phải đảm bảo tối đa.
- Phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo các cấp để thực hiện các bước theo kế hoạch đồng bộ.
- Trong quá trình thực hiện cam kêt đảm bảo an toàn và bí mật nội dung cho tài liệu.
Nguyên tắc chỉnh lý:
- Không phân tán phông lưu trữ, tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động đặc thù của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu, sự liên hệ logic khoa học và lịch sử của hệ thống tài liệu.
