Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành:
- Chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
- Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Mục đích của việc chỉnh lý tài liệu:
- Tổ chức sắp xếp lại tài liệu một cách khoa học.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu.
- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ nhằm góp phần tiết kiệm được kho tàng và các trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Yêu cầu khi thực hiện việc chỉnh lý tài liệu:
- Tài liệu được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo được mối liên hệ tự nhiên của tài liệu).
- Đối với lưu trữ hiện hành: xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu
- Đối với lưu trữ lịch sử: xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu
- Lập mục lục hồ sơ tài liệu
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị, loại ra để tiêu huỷ.
Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu:
- Không phân tán phông, phải chỉnh lý tài liệu theo phông.
- Tài liệu khi phân loại, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của tài liệu.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức; phải phản ánh được mối liên hệ logíc và lịch sử của tài liệu
Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương)
- Địa chỉ: Khu 7 – phường Ngọc Châu – Thành phố Hải Dương – tỉnh Hải Dương.
- Tư vấn, hỗ trợ: Mrs, Vân: 0904.321.938 hoặc Mr, Hoàng: 0834.06.08.83
- E-mail: vanthuluutruhd@gmail.com
- Website: www. https://luutruhaiduong.com/
Keyword liên quan: Chỉnh lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, giá sắt lưu trữ, vật tư lưu trữ, số hóa tài liệu, sắp xếp tài liệu, sắp xếp các tài liệu thuận tiện tra cứu, sắp xếp các tài liệu, lưu trữ tài liệu, hộp sơn lưu trữ, giá sắt để tài liệu lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, lưu trữ, chỉnh lý tài liệu