Khi chỉnh lý tài liệu, các công việc cần phải chuẩn bị như sau:
- Giao nhận tài liệu
- Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
- Khảo sát tài liệu.
- Thu thập, bổ sung tài liệu.
- Biên soạn các văn bản hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh lý.
Giao nhận tài liệu
Nội dung: Quá trình xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải thực hiện việc giao nhận tài liệu. Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản.
- Mục đích của việc lập biên bản giao nhận tài liệu:
- Quản lý chặt chẽ khối tài liệu được xuất khỏi kho.
- Để truy cứu trách nhiệm cho những bên liên quan khi có sự cố đối với tài liệu.
Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu là để hạn chế được bụi bẩn trong từng tập, từng hộp, từng khối tài liệu. Dùng chổi lông hoặc máy hút bụi để vệ sinh sơ bộ tài liệu nhằm tránh xây xước tài liệu.
- Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu không được làm hư hại hay xáo trộn trật tự của tài liệu.
Khảo sát tài liệu
- Tên phông, giới hạn thời gian của tài liệu trong phông
- Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý (mét giá, cặp, bó, gói, hồ sơ..)
- Loại hình tài liệu (hành chính, KHKT…)
- Thành phần tài liệu (thuộc lĩnh vực gì, của đơn vị tổ chức nào)
- Tình trạng tài liệu (cũ, mới, đã được lập hồ sơ hay đang còn bó gói, tài liệu trong phông đủ hay thiếu..)
- Giá trị chung của tài liệu (cao hay thấp)
Mục đích khảo sát tài liệu chỉnh lý
- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
- Chọn phương án phân loại được phù hợp
- Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ trong chỉnh lý
- Xác định giá trị tài liệu của phông
- Lập kế hoạch chỉnh lý
- Tiến hành sưu tầm, thu thập bổ sung tài liệu còn thiếu
- Chủ động chuẩn bị cơ sở vật chất cho đợt chỉnh lý.
Thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu
Thông qua khảo sát tài liệu, có thể thấy tài liệu của phông đủ hay thiếu, nếu thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung. Nguồn thu thập, bổ sung bao gồm:
- Các đơn vị tổ chức có tài liệu trong phông.
- Các cán bộ được giao nhiệm vụ giải quyết công việc.
- Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác.
- Cơ quan chủ quản cấp trên hoặc cơ quan trực thuộc.
- Mục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu:
- Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý.
Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương)
- Địa chỉ: Khu 7 – phường Ngọc Châu – Thành phố Hải Dương – tỉnh Hải Dương.
- Tư vấn, hỗ trợ: Mrs, Vân: 0904.321.938 hoặc Mr, Hoàng: 0834.06.08.83
- E-mail: vanthuluutruhd@gmail.com
- Website: www. https://luutruhaiduong.com/