Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu trong chỉnh lý tài liệu

Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu.

1.    Chống ẩm.

Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:

1. a) Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng… lọt thêm vào kho.
2. b) Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại.
3. c) Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.

2. Chống nấm mốc.

• Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.
• Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc.
• Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.
• Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu.

3.    Chống côn trùng.

• Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho phái áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho (2 năm một lần).
• Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí.
• Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng.

4.    Chống mối.

• Việc phòng chống phải được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ.
• Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu… phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài.

5.    Chống chuột.

• Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi…)
• Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu.
• Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

VI. Tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm.

• Việc tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm cho tài liệu được tiến hành theo hướng dẫn riêng của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương hoạt động liên quan tới các lĩnh vực:

• Chỉnh lý các tài liệu lưu trữ, sắp xếp phân loại các tài liệu thuận tiện cho việc tra cứu cũng như bảo quản quản tài liệu cho các đơn vị: UBND, HĐND, BHXH, công ty, các phòng, chi cục, cơ quan sự nghiệp khác.
• Cung cấp các vật tư văn phòng phẩm lưu trữ như: giá sắt, tủ đựng tài liệu, cặp hộp, bìa hồ sơ, hộp lưu trữ, hộp mộc, hộp sơn lưu trữ văn phòng phẩm phục vụ văn thư lưu trữ.
• Tư vấn các cơ quan xây dựng kết hoạch, lập dự toán, phương án và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để giải ngân nguồn kinh phí được cấp, hướng dẫn cán bộ chuyên môn lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ hàng năm theo quy định.
• Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tư vấn chính sách pháp luật ngành văn thư lưu trữ.
• Nhập dữ liệu thông tin cán bộ công chức, viên chức vào phần mềm máy tính, tra cứu văn bản và cung cấp thông tin, bán phần mềm và các thiết bị ngoại vi phục vụ công tác quản trị hành chính văn phòng.
• Rà soát, thống kê, tình trạng sử dụng phôi giấy chứng nhận, theo dõi biến động chuyển quyền sử dụng đất.
• Kết hợp thiết kế website lưu trữ-tra cứu thông tin cho các đơn vị, các công ty, phòng khám, bệnh viện, trường học …

Mọi thông tin liên lạc xin vui lòng liên hệ:

• CÔNG TY TNHH TM&DV VĂN THƯ LƯU TRỮ HẢI DƯƠNG
• Địa chỉ: Khu 7 – Ngọc Châu – Tp Hải Dương – Tỉnh Hải Dương
• Điện thoại tư vấn/hỗ trợ : 0904.321.938 / 0834.06.08.83