Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Hải Dương:
Phần I: Chỉnh lý tài liệu
Lưu trữ Hải Dương thực hiện chỉnh lý tài liệu gồm 23 bước phức tạp, kết quả lưu trữ Hải Dương sẽ sắp xếp phân loại từng loại tài liệu theo trật tự thời gian, xác định được những tài liệu trùng, thừa, hết giá trị sử dụng hoặc lỗi thời, xác định thời hạn bảo quản và lập danh mục các tài liệu cần số hoá.
Phần II: Thực hiện số hoá gồm các bước sau:
1.Thu thập các tài liệu giấy:
Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu
Ký biên bản bàn giao, xác nhận số lượng, tình trạng tài liệu
2.Xử lý thô, cấu hình hệ thống để chuẩn bị số hoá
Kiểm tra tà liệu thu thập và phân loại theo yêu cầu số hóa và phân bổ đến các điểm quét khác nhau
Nhập các danh mục các nhóm cần số hoá vào phần mềm
3.Quét tài liệu:
Cấu hình chọn kích thước, dung lượng, chất lượng đầu ra
4.Kiểm tra File đầu ra
Kiểm tra các file đầu ra sao cho đảm bảo theo đúng yêu cầu
5. Import dữ liệu vào phần mềm:
Thực hiện Import dữ liệu vào phần mềm tương ứng với các trường, các cột của dữ liệu
6. Kiểm tra dữ liệu nhập liệu
Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra trong quá trình nhập
Lần 2: Kiểm tra xác suất khoảng 20-30% file đầu ra sau khi hoàn thiện
7. Kết xuất và backup hệ thống data
Thực hiện kết xuất và backup hệ thống data vào máy tính lưu trữ của khách hàng hoặc các thiết bị lưu trữ hiện có
8. Bàn giao kết thúc dự án
Lưu trữ Hải Dương sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm lưu trữ số hoá, hướng dẫn backup tài liệu số hoá, bàn giao các File, các danh mục tài liệu đã chỉnh lý, các danh mục tài liệu đã số hoá
9. Chăm sóc khách hàng.
Lưu trữ Hải Dương luôn hỗ trợ 24/7h hoặc Update dữ liệu, update phần mềm lưu trữ số hoá.
Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương
Địa chỉ: Khu 7 – Ngọc Châu – Tp Hải Dương – Hải Dương
VP: 71 – Lai xá – Kim Chung – Hoài Đức – Hà Nội
Tư vấn, hỗ trợ: 0904.321.938 hoặc 0834.06.08.83
Keywork: chỉnh lý tài liệu, số hoá tài liệu, chỉnh lý số hoá tài liệu, số hoá, chỉnh lý, phần mềm lưu trữ, phần mềm số hoá