Khi biên soạn các văn bản hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu cần lưu ý một số điểm sau:
- Lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của cơ quan tạo ra phông tài liệu.
- Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm tài liệu của phông lưu trữ.
Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
Bản hướng dẫn phân loại tài liệu của phông:
- Hướng dẫn cụ thể các bước phân loại của cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ.
- Nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với hồ sơ
Bản hướng dẫn lập hồ sơ: hướng dẫn chi tiết
- Phương pháp tập hợp văn bản
- Cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ
- Cách đánh số tờ
- Cách biên mục bên trong (Mục lục văn bản)
- Cách biên mục bên ngoài (Ngoài bìa hồ sơ)
- Chỉ rõ thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu.
- Chỉ rõ những loại tài liệu hết giá trị nhằm loại ra để tiêu huỷ.
Lập kế hoạch chỉnh lý
- Để việc chỉnh lý tài liệu được khoa học, thống nhất, đúng tiến độ thì phải lập kế hoạch chỉnh lý.
- Kế hoạch chỉnh lý là 1 văn bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.
Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý
- Mục đích, yêu cầu chỉnh lý
- Nội dung công việc trong chỉnh lý
- Lực lượng tham gia chỉnh lý
- Địa điểm, kinh phí chỉnh lý
- Thời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý
- Kế hoạch này phải được thủ trưởng cơ quan duyệt, cán bộ tham gia chỉnh lý phải nắm vững nội dung kế hoạch.
Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương)
- Địa chỉ: Khu 7 – phường Ngọc Châu – Thành phố Hải Dương – tỉnh Hải Dương.
- Tư vấn, hỗ trợ: Mrs, Vân: 0904.321.938 hoặc Mr, Hoàng: 0834.06.08.83
- E-mail: vanthuluutruhd@gmail.com
- Website: www. https://luutruhaiduong.com/
Keyword liên quan: Chỉnh lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, giá sắt lưu trữ, vật tư lưu trữ, số hóa tài liệu, sắp xếp tài liệu, sắp xếp các tài liệu thuận tiện tra cứu, sắp xếp các tài liệu, lưu trữ tài liệu, hộp sơn lưu trữ, giá sắt để tài liệu lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, lưu trữ, chỉnh lý tài liệu