- Bước 1: Phân chia tài liệu trong toàn phông ra các nhóm lớn (mỗi nhóm tương ứng với 1 cơ cấu tổ chức hoặc 1 mặt hoạt động của cơ quan).
- Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa (mỗi nhóm tương ứng 1 mặt hoạt động chủ yếu của từng đơn vị tổ chức trong cơ quan).
- Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa ra các nhóm nhỏ
- Bước 4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn
- Bước 5: Phân chia tài liệu theo thời gian.
Bước 1: Phân chia tài liệu về từng mặt hoạt động lớn:
- Lãnh đạo và chỉ đạo chung
- Công tác Văn phòng- thống kê
III. Công tác Nội chính
- Công tác Kinh tế
- Công tác Văn- Xã
Bước 2: Phân chia tài liệu về từng mặt hoạt động cụ thể
Ví dụ: III. Công tác Nội chính
- Vấn đề chung
- Công tác tổ chức cơ quan
- Công tác quân sự
- Công tác trật tự trị an
- Công tác thanh tra – giám sát
- Công tác tư pháp
Bước 3: Phân chia tài liệu về nhóm lớn:
Ví dụ: 3. Công tác Quân sự
- Công tác huấn luyện dân quân tự vệ
- Công tác tuyển quân
Bước 4: Phân chia tài liệu về nhóm nhỏ
Ví dụ: b. Công tác tuyển quân
+ Đợt I
+ Đợt II
Bước 5: Phân chia tài liệu về theo Năm
Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
- Việc lập hồ sơ được thực hiện đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ.
- Việc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với phông đã lập hồ sơ ở văn thư.
Biên mục phiếu tin
- Phiếu tin hồ sơ (phiếu mô tả hồ sơ) là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản.
- Mỗi thông tin của hồ sơ và đơn vị bảo quản được ghi trên một trường của phiếu tin.
- Phiếu tin được dùng để hệ thống hóa, để xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) và tra tìm tài liệu tự động hóa (bằng máy vi tính)
Hệ thống hoá hồ sơ
- Hệ thống hoá hồ sơ là việc sắp xếp lại các hồ sơ theo phương án phân loại đã chọn (sắp xếp trong phạm vi nhóm nhỏ đến nhóm vừa…)
- Lưu ý: Hồ sơ nào có nội dung khái quát thì để lên phía trên, các hồ sơ có nội dung cụ thể để xuống dưới.
Biên mục hồ sơ
- Biên mục bên trong
- Đánh số tờ
- Viết mục lục văn bản
- Viết chứng từ kết thúc
- Biên mục bên ngoài: Là việc đăng ký các thông tin trên bìa tạm hoặc phiếu tin vào bìa hồ sơ với các thông tin:
- Tên phông
- Tên mặt hoạt động (cơ cấu tổ chức)
- Tiêu đề hồ sơ
- Thời hạn bảo quản
- Số lưu trữ
Ví dụ: “Hồ sơ V/V tuyển quân đợt I năm 2010 của UBND Phường Xuân Trung”, bao gồm các văn bản sau:
- Thông báo của Thị đội v/v giao chỉ tiêu tuyển quân năm 2010 cho Phường đội Xuân Trung
- Kế hoạch thực hiện việc tuyển quân đợt I của Phường đội Xuân Trung
- Danh sách trúng tuyển
- Quyết định trúng tuyển
- Lễ bàn giao,…
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu
- Vệ sinh tài liệu
- Tháo bỏ ghim kẹp
- Làm phẳng tài liệu
Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại
- Toàn bộ tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được phân loại sơ bộ, đánh số thứ tự và được thống kê theo mẫu.
- Tài liệu hết giá trị, được loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.
Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, vào cặp (hộp); viết và dán nhãn hộp
- Đánh số hồ sơ chính thức: Đánh liên tục trong toàn phông bằng chữ số Ảrập.
- Vào hộp: Đưa các hồ sơ vào cặp, hộp (xếp vừa đủ).
- Dán nhãn hộp: Vị trí trên gáy hộp
Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu
- Lập mục lục hồ sơ
- Xây dựng bộ thẻ tra tìm
- Nhập cơ sở dữ liệuvào máy tính
Kết thúc chỉnh lý
Kiểm tra kết quả chỉnh lý
Cơ sở (căn cứ) để kiểm tra
- Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý
- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu
- Hợp đồng chỉnh lý tài liệu
- Biên bản giao nhận tài liệu
- Kế hoạch chỉnh lý
Nội dung kiểm tra
- Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý (hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, việc xác định giá trị tài liệu đúng chưa..)
- Kiểm tra các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu…)
- Kiểm tra các công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, bộ thẻ lưu trữ…)
Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá
Bàn giao tài liệu
- Những tài liệu giữ lại để bảo quản thì được bàn giao kèm theo mục lục hồ sơ.
- Những tài liệu loại ra để tiêu hủy thì phải bàn giao kèm theo danh mục tài liệu loại.
Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá
- Sắp xếp lên giátheo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới
Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
- Kết quả làm được
- Số lượng và chất lượng tài liệu trước khi chỉnh lý (Căn cứ vào BC Khảo sát)
- Số lượng và chất lượng tài liệu sau khi chỉnh lý
- Số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn:
- Số hồ sơ bảo quản lâu dài:
- Số hồ sơ bảo quản tạm thời:
- Số tài liệu loại ra để tiêu hủy:
- Số tài liệu chuyển phông khác.
- Nhận xét, đánh giá
- Tiến độ thực hiện so với kế hoạch đề ra
- Ưu điểm
- Tồn tại
- Bài học kinh nghiệm
Hoàn chỉnh hồ sơ phông
- Hồ sơ phông bao gồm:
- Biên bản
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu
- Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
- Bản hướng dẫn phân loại tài liệu; lập hồ sơ; xác định giá trị tài liệu.
- Kế hoạch chỉnh lý
- Các công cụ tra tìm: Mục lục hồ sơ; các bộ thẻ; CSDL,…
- Bản thống kê tài liệu loại hủy (kèm theo bản thuyết minh)
- Báo cáo tổng kết chỉnh lý.
Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương)
- Địa chỉ: Khu 7 – phường Ngọc Châu – Thành phố Hải Dương – tỉnh Hải Dương.
- Tư vấn, hỗ trợ: Mrs, Vân: 0904.321.938 hoặc Mr, Hoàng: 0834.06.08.83
- E-mail: vanthuluutruhd@gmail.com
- Website: www. https://luutruhaiduong.com/
Keyword liên quan: Chỉnh lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, giá sắt lưu trữ, vật tư lưu trữ, số hóa tài liệu, sắp xếp tài liệu, sắp xếp các tài liệu thuận tiện tra cứu, sắp xếp các tài liệu, lưu trữ tài liệu, hộp sơn lưu trữ, giá sắt để tài liệu lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, lưu trữ, chỉnh lý tài liệu