Bàn giao tài liệu: Sau khi tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lý, cần làm thủ tục bàn giao tài liệu
- Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ;
- Tài liệu loại ra để tiêu huỷ được bàn giao theo danh mục tài liệu loại;
- Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông cũng được bàn giao theo danh mục.
Lập biên bản giao nhận tài liệu
Biên bản giao nhận tài liệu cần nêu rõ:
- Số lượng tài liệu nhận được (theo biên bản giao nhận tài liệu trước khi tiến hành chỉnh lý);
- Số lượng tài liệu bổ sung trong đợt chỉnh lý (nếu có);
- Số lượng tài liệu sau khi chỉnh lý: số mét giá, số hộp, cặp, hồ sơ, đơn vị bảo quản…
- Biên bản giao nhận tài liệu được lập theo mẫu.
Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá: Tài liệu sau khi bàn giao sẽ được vận chuyển về kho bảo quản và sắp xếp lên giá tủ theo đúng quy định của nhà nước về công tác bảo quản tài liệu.
Viết báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lý: Báo cáo chỉnh lý cần căn cứ vào hồ sơ của đợt chỉnh lý và thực tế những công việc thực hiện trong suốt quá trình chỉnh lý. Báo cáo chỉnh lý cần phản ánh chân thực, chính xác diễn biến của đợt chỉnh lý và những kết quả đạt được.
Báo cáo chỉnh lý cần phản ánh những nội dung cơ bản sau:
Những kết quả đạt được
- Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý;
- Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó:
- Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời hoặc bảo quản có thời hạn nhất định, quy ra mét giá.
- Số lượng tài liệu loại ra để tiêu huỷ: bó, gói, tập… quy ra mét giá;
- Số lượng tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung vào phông khác;
- Chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ.
Nhận xét, đánh giá: Báo cáo cần có những nhận xét đánh giá khách quan về đợt chỉnh lý, cụ thể là những vấn đề sau:
- Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch;
- Những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lý;
- Những công việc cần làm tiếp sau đợt chỉnh lý;
- Kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.
Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ của đợt chỉnh lý
Hồ sơ chỉnh lý để bàn giao gồm:
- Hợp đồng chỉnh lý (nếu có);
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý;
Kế hoạch chỉnh lý;
Mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có);
- Danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh;
- Biên bản kiểm tra kết quả chỉnh lý;
- Biên bản nghiệm thu quá trình chỉnh lý;
- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
- Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý.
- Hồ sơ chỉnh lý cần được lưu trữ tại cơ quan bảo quản tài liệu đã được chỉnh lý.
Chỉnh lý tài liệu là một công đoạn tổng hợp nhiều nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ đòi hỏi các đợt chỉnh lý phải được tổ chức một cách khoa học có cán bộ đủ trình độ chuyên môn đứng ra phụ trách.
--------------------------------------------------------------------------
- VTT nhận chỉnh lý, số hóa tài liệu, cung cấp phần mềm, website theo yêu cầu
- Trụ sở: 16/10 – Nguyễn Đình chiểu – Khu 7 – Ngọc Châu – Tp Hải Dương
- Điện thoại tư vấn/hỗ trợ : 0904.321.938 / 0834.06.08.83