Quy trình thực hiện chỉnh lý lưu trữ tài liệu của công ty lưu trữ Hải Dương

Quy trình thực hiện chỉnh lý lưu trữ tài liệu tại công ty lưu trữ Hải Dương

Bước 1: Giao, nhận tài liệu từ 2 bên.
Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý.
Bước 3: Vệ sinh sơ bộ hệ thống  tài liệu.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý như:

• Kế hoạch thực hiện
• Lịch sử đơn vị hình thành phông
• Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
• Hướng dẫn phân loại hồ sơ, lập hồ sơ

Bước 5: Phân loại các tài liệu theo các hướng dẫn phân loại.
Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:

• Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn;
• Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa
• Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
• Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy có bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó.

Bước 6: Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu
Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ).

• Tập hợp văn bản tài liệu theo những đặc trưng chủ yếu: Trong phạm vi nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
• Viết tiêu đề các hồ sơ;
• Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ, loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu trùng nhau hoặc thừa và hết giá trị trên mọi phương diện khác nhau:
  • Đối với tài liệu hết giá trị cũng phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (lỗi thời).
  • Đối với tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được sắp xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ khi đã được kiểm tra.

b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ).
Đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra các hồ sơ; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ.

Bước 7: Biên mục phiếu tin các hồ sơ:

• Phiếu tin hồ sơ (phiếu mô tả hồ sơ): Là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản.
• Phiếu tin được dùng để nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá. Ngoài ra, phiếu tin còn được dùng thay thế cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ của phông.

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin.
Bước 9: Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại:Sắp  xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa , các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm lên phiếu tin.

Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin.

Bước 11: Biên mục hồ sơ, việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
Đánh số tờ cho những tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên: Dùng bút chuyên dụng hoặc bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số arập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 18 thì các tờ đó được đánh số trùng là 18a và 18b.
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
Viết mục lục văn bản (đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn): Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc: Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Một số lưu ý khi viết bìa hồ sơ:

• Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;
• Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
• Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
• Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).

Bước 12: Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ: Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ, số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông:

• Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết;
• Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng, đưa tài liệu vào bìa hồ sơ:

• Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu;
• Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu;
• Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu.

Bước 15: Đưa hồ sơ vào cặp (hộp): Các hộ sơ được đưa vào các cặp / hộp đã thống nhất
Bước 16: Viết và dán nhãn cặp (hộp): Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn được in sẵn theo mẫu đính kèm (Phụ lục 9 ban hành kèm theo CV số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.), có thể in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu.

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên các giá/tủ: các hộp hồ sơ được xếp trên giá kệ theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
Bước 18: Giao nhận tài liệu hoàn thành.
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu như MS Excel hoặc phần mềm quản lý chuyên dụng.
Bước 20: Kiểm tra việc nhập phiếu tin.
Bước 21: Lập mục lục hồ sơ:

• Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
• Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.
• Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông (nếu CSDL được xây dựng kết hợp với việc chỉnh lý tài liệu).
• Đóng quyển mục lục (ít nhất 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu.
  Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực hiện theo Tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997 Mục lục hồ sơ được ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước, riêng đối với lưu trữ hiện hành thì bổ sung thêm cột Thời hạn bảo quản sau cột số lượng tờ.

Bước 22: Xử lý tài liệu loại/lỗi thời:

• Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại.
• Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm. (Phụ lục 8 ban hành kèm theo CV số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước). Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý: Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông; Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, từ 01 đến hết.
• Viết thuyết minh các tài liệu loại.

Bước 23: Kết thúc /hoàn thiện chỉnh lý.

• Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông gồm các văn bản hướng dẫn, các biên bản giao nhận, hợp đồng chỉnh lý (nếu có).
• Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý nêu những kết quả đạt được (tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý; tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý: số lượng tài liệu giữ lại bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn, số lượng tài liệu loại ra để tiêu huỷ: bó hoặc gói, tập và tính theo mét giá; số lượng tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông; chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ.
• Nhận xét, tổng kết, đánh giá về tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch, ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lý, kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.

Các vấn đề phát sinh khác xin vui lòng liên hệ số điện thoại: 0904.321.938 để được hỗ trợ và tư vấn

Công Ty TNHH TM&DV Văn thư lưu Trữ Hải Dương (Công ty lưu trữ Hải Dương):

Chỉnh lý hệ thống tài liệu, lưu trữ, số hóa tài liệu, sắp xếp các tài liệu thuận tiện tra cứu, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, hộp mộc, hộp lưu trữ, giá sắt, lưu trữ tài liệu, lưu trữ văn thư, hộp sơn lưu trữ, bìa hồ sơ, hộp cặp đựng tài liệu, thiết kế website: thiết kế website cho các đơn vị, các công ty, phòng khám, bệnh viện, trường học …

Điện thoại tư vấn/hỗ trợ :

• Chỉnh lý tài liệu, văn phòng phẩm : 0904.321.938
• Thiết kế website: 01234.06.08.83 

Hỗ trợ Online: Click vào đây để Chat/Online