Qua nhiều dự án chỉnh lý tài liệu, chúng tôi nhận thấy tại một số đơn vị mà chúng tôi thực hiện cón một số tồn tại hạn chế, nguyên nhân các đơn vị như sau:
- Khối lượng tài liệu được chỉnh lý còn rất ít so với khối lượng tài liệu hiện có trong các kho lưu trữ của các quý cơ quan, tổ chức, đơn vị
- Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu còn rất lúng túng, thiếu tính thống nhất, tính khoa học nhất là ở khâu nghiệp vụ: thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ. Do vậy, tài liệu đưa ra chỉnh lý còn thiếu nhiều nhất những hồ sơ tài liệu quan trọng. Việc phân loại, lập hồ sơ còn tùy tiện, mỗi nơi làm một cách.
- Sau chỉnh lý số lượng tài liệu phải bảo quản còn quá nhiều do việc xác định giá trị tài liệu còn hạn chế thiếu tính khoa học, vận dụng một cách linh hoạt thực hiện các Thông tư 13 và Thông tư 09 của Bộ Nội vụ về thời hạn bảo quản hồ sơ của các cơ quan, tổ chức cho nên không mạnh dạn loại hủy còn nhiều trường hợp loại bỏ sai.
- Mâu thuẫn giữa khối lượng tài liệu nhiều và nhân lực chỉnh lý ít không giải quyết được. Do vậy, số lượng tài liệu hiện có trong kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn lộn xộn. Tài liệu hiện hành của các phòng ban trong cơ quan, tổ chức không được lập thành hồ sơ, thu nhận vào kho lưu trữ hiện hành không được chọn lọc.
- Cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm về văn thư – lưu trữ và trình độ năng lực chuyên môn còn nhiều hạn chế. Các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ còn thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý và các phương thức chỉnh lý chưa xác định đúng nên hiệu quả chỉnh lý tài liệu còn thấp. Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý như: bìa, hộp, cặp, giá kệ còn thiếu.
Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu
- Phải tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng, cần nghiêm túc thực hiện điều 15, chỉnh lý tài liệu của Luật lưu trữ có quy định: người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thông hóa; có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Trong công tác chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức của tỉnh và của các huyện, thị xã, thành phố cần quan tâm biên soạn các tài liệu hướng dẫn chỉnh lý, tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị trao đổi kinh nghiệm để thống nhất về nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại, phân phông, xác định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu…
- Triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu của cơ quan tổ chức phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, giảm khối lượng tài liệu và tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị vĩnh viễn lưu trữ lịch sử.
- Cần huy động các nguồn nhân lực để xử lý tài liệu tích đóng của các cơ quan, tổ chức như: hợp đồng với cơ quan có chuyên môn để xử lý tài liệu tích đóng hoặc mở lớp bồi dưỡng do cơ quan, tổ chức mở lớp.
- Sau khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý.
- Hoàn chỉnh hồ sơ phông, tất cả những tài liệu hình thành trong quá trình chỉnh lý cần tập trung đầy đủ để lập hồ sơ phông.
Tài liệu trước khi chỉnh lý Tài liệu sau khi được xử lý
- Hồ sơ phông bao gồm các văn bản sau: biên bản giao nhận tài liệu giữa kho lưu trữ với các đơn vị khi nộp lưu; lịch sử đơn vị hình thành thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; kế hoạch chỉnh lý và Mục lục hồ sơ.
Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương)
- Địa chỉ: Khu 7 – phường Ngọc Châu – Thành phố Hải Dương – tỉnh Hải Dương.
- Tư vấn, hỗ trợ: Mrs, Vân: 0904.321.938 hoặc Mr, Hoàng: 0834.06.08.83
- E-mail: vanthuluutruhd@gmail.com
- Website: www. https://luutruhaiduong.com/
Keyword liên quan: Chỉnh lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, giá sắt lưu trữ, vật tư lưu trữ, số hóa tài liệu, sắp xếp tài liệu, sắp xếp các tài liệu thuận tiện tra cứu, sắp xếp các tài liệu, lưu trữ tài liệu, hộp sơn lưu trữ, giá sắt để tài liệu lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, lưu trữ, chỉnh lý tài liệu