Sau khi khảo sát tình hình thực tế tài liệu hiện có; căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương) sẽ lập phương án phân loại tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án sau:
+ Kế hoạch thực hiện.
+ Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu …………… đến ……………..
+ Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.
* Mô tả chi tiết Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 1/6/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVS ISO 9001:2000
- Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu
- Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m)
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu
- Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
- Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ.
- Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ)
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu ( tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ )
- Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 , 8, 9, 11, 13, 14)
- Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
- Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
- Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
- Biên mục hồ sơ
- Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 của phiếu tin
- Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
- Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc
- Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
- Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ
- Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
- Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
- Viết và dán nhãn hộp (cặp)
- Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
- Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu
- Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
- Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
- Lập mục lục hồ sơ
- Viết lời nói đầu
- Lập bảng tra cứu bổ trợ
- Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
- Đóng quyển mục lục (03 bộ)
- Xử lý tài liệu loại
- Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại
- Viết thuyết minh tài liệu loại
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại ( việc tổ chức tiêu hủy tài liệu loại thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành )
- Bổ sung tài liệu dữ lại ( nếu có )
- Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương hoạt động liên quan tới các lĩnh vực:
- Chỉnh lý các tài liệu lưu trữ, sắp xếp phân loại các tài liệu thuận tiện cho việc tra cứu cũng như bảo quản quản tài liệu cho các đơn vị: UBND, HĐND, BHXH, công ty, các phòng, chi cục, cơ quan sự nghiệp khác.
- Cung cấp các vật tư văn phòng phẩm lưu trữ như: giá sắt, tủ đựng tài liệu, cặp hộp, bìa hồ sơ, hộp lưu trữ, hộp mộc, hộp sơn lưu trữ văn phòng phẩm phục vụ văn thư lưu trữ.
- Tư vấn các cơ quan xây dựng kết hoạch, lập dự toán, phương án và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để giải ngân nguồn kinh phí được cấp, hướng dẫn cán bộ chuyên môn lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ hàng năm theo quy định.
- Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tư vấn chính sách pháp luật ngành văn thư lưu trữ.
- Nhập dữ liệu thông tin cán bộ công chức, viên chức vào phần mềm máy tính, tra cứu văn bản và cung cấp thông tin, bán phần mềm và các thiết bị ngoại vi phục vụ công tác quản trị hành chính văn phòng.
- Rà soát, thống kê, tình trạng sử dụng phôi giấy chứng nhận, theo dõi biến động chuyển quyền sử dụng đất.
- Kết hợp thiết kế website lưu trữ-tra cứu thông tin cho các đơn vị, các công ty, phòng khám, bệnh viện, trường học …
Mọi thông tin liên lạc xin vui lòng liên hệ:
- CÔNG TY TNHH TM&DV VĂN THƯ LƯU TRỮ HẢI DƯƠNG
- Địa chỉ: Khu 7 – Ngọc Châu – Tp Hải Dương – Tỉnh Hải Dương
- Điện thoại tư vấn/hỗ trợ : 0904.321.938 / 0834.06.08.83
