- Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông: Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh vốn có của nó. Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình thành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt. Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu.
- Nguyên tắc xuất sinh: Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Khi phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.
- Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành phông và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu.
- Chỉnh lý tài liệu là vịêc thực hiện tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu. Chỉnh lý tài liệu được thực hiện đối với tất cả các loại hình tài liệu song trong phạm vi giáo trình này chúng tôi chủ yếu tập trung đề cập đến việc chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Hiện nay, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004. Theo công văn này, toàn bộ công đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo hai giai đoạn cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý. Để quá trình chỉnh lý được thực hiện nhanh chóng và chính xác, thống nhất về nghiệp vụ thì quá trình chỉnh lý cần được chuẩn bị chu đáo, cụ thể
Chi tiết xin liên hệ:
- Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương
- Điện thoại tư vấn/hỗ trợ : Chỉnh lý tài liệu, văn phòng phẩm : 0904.321.938, Thiết kế website, phần mềm quản lý – lưu trữ: 0834.06.08.83
Công ty hoạt động troong lĩnh vực:
- Chỉnh lý các tài liệu lưu trữ, sắp xếp phân loại các tài liệu thuận tiện cho việc tra cứu cũng như bảo quản quản tài liệu cho các đơn vị.
- Cung cấp các vật tư văn phòng phẩm lưu trữ như: giá sắt, tủ đựng tài liệu, cặp hộp, bìa hồ sơ, hộp lưu trữ, hộp mộc, hộp sơn lưu trữ văn phòng phẩm phục vụ văn thư lưu trữ.
- Tư vấn các cơ quan xây dựng kết hoạch, lập dự toán, phương án và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để giải ngân nguồn kinh phí được cấp, hướng dẫn cán bộ chuyên môn lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ hàng năm theo quy định.
- Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tư vấn chính sách pháp luật ngành văn thư lưu trữ.
- Nhập dữ liệu thông tin cán bộ công chức, viên chức vào phần mềm máy tính, tra cứu văn bản và cung cấp thông tin, bán phần mềm, website thông tin và các thiết bị ngoại vi phục vụ công tác quản trị hành chính văn phòng.
- Rà soát, thống kê, tình trạng sử dụng phôi giấy chứng nhận, theo dõi biến động chuyển quyền sử dụng đất.