Như đã biết Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khốitài liệu đưa ra chỉnh lý.
Như chúng ta đã biết, mỗi cơ quan, tổ chức bên cạnh việc bố trí các phòng làm việc đều phải bố trí kho lưu trữ. Việc bố trí kho lưu trữ vô cùng cần thiết vì đó là nơi lưu giữ tài liệu – kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu sau khi được đưa vào kho lưu trữ vẫn được khai thác, tra cứu, sử dụng thường xuyên. Nhưng làm sao để bố trí, sắp xếp những tài liệu trong kho một cách ngăn nắp, khoa học và thuận lợi nhất cho việc khai thác sử dụng, đặc biệt khi diện tích kho lưu trữ không đổi mà tài liệu thu về mỗi năm một nhiều hơn luôn là vấn đề rất được quan tâm. Để bố trí, sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ hợp lý, khoa học, thiết nghĩ chúng ta phải thực hiện đồng thời các nội dung sau:
Phải hiểu rõ và thiết lập được thông tin về khối tài liệu có trong kho để bố trí vị trí sắp xếp tài liệu hợp lý: Cần phải biết các thông tin về tài liệu, ít nhất là những thông tin cơ bản như: tên các phông lưu trữ, thời gian của tài liệu, loại hình tài liệu, số lượng (tính bằng mét giá tài liệu), tài liệu rời lẻ hay tài liệu đã lập hồ sơ hoàn chỉnh. Đây là điều quan trọng, mang tính quyết định để lựa chọn vị trí sắp xếp tài liệu phù hợp.
Dựa vào các thông tin về tài liệu, sẽ biết được những tài liệu nào thường xuyên khai thác, sử dụng, những tài liệu nào ít được khai thác, sử dụng để bố trí các vị trí thuận lợi.
Sắp xếp các giá tài liệu trong kho hợp lý: Hầu hết các cơ quan, tổ chức đều sử dụng kệ sắt, giá cố định, ít sử dụng giá di động, vì thế để thuận lợi cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng…giữa các giá tài liệu nhất định phải có một khoảng cách tương đối để làm lối đi (phụ thuộc vào diện tích kho để bố trí khoảng cách giữa các giá nhưng ít nhất là 0,5m). Với giá chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.
Sắp xếp tài liệu lên giá theo các nguyên tắc được thống nhất theo quy định: Tài liệu sau khi được chỉnh lý sẽ được đưa vào các hộp đựng tài liệu (cặp). Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
Đặt tên cho các giá đựng tài liệu: Để thuận lợi cho việc tra cứu, trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của từng khối tài liệu.
Thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ: Diện tích của một kho lưu trữ là cố định, trong khi định kỳ hàng năm, tài liệu luôn được giao nộp, thu thập để đưa vào lưu giữ, bảo quản trong kho. Do đó, không một kho lưu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác nên việc giải phóng diện tích kho là rất cần thiết. Vì vậy, quý cơ quan, tổ chức phải thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị pallet nhua (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.
Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương)
- Địa chỉ: Khu 7 – phường Ngọc Châu – Thành phố Hải Dương – tỉnh Hải Dương.
- Tư vấn, hỗ trợ: Mrs, Vân: 0904.321.938 hoặc Mr, Hoàng: 0834.06.08.83
- E-mail: vanthuluutruhd@gmail.com
- Website: www. https://luutruhaiduong.com/
Keyword liên quan: Chỉnh lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, giá sắt lưu trữ, vật tư lưu trữ, số hóa tài liệu, sắp xếp tài liệu, sắp xếp các tài liệu thuận tiện tra cứu, sắp xếp các tài liệu, lưu trữ tài liệu, hộp sơn lưu trữ, giá sắt để tài liệu lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, lưu trữ, chỉnh lý tài liệu