Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sắp xếp tài liệu khoa học theo tiêu chuẩn của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước
CÔNG TY TNHH TM&DV VĂN THƯ LƯU TRỮ HẢI DƯƠNG chuyên thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ, theo quy định tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
– Tài liệu lưu trữ của Quý cơ quan là tài liệu có giá trị về Kinh tế – Xã hội và Văn hóa, để công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, tránh mất mát, thất lạc, nguy cơ hủy hoại tài liệu do côn trùng và phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Trên cơ sở khối tài liệu tồn đọng lớn, Quý cơ quan nên sớm đưa ra kế hoạch chỉnh lý tài liệu.
Quy trình chỉnh lý tài liệu.
– Sau khi khảo sát tình hình thực tế tài liệu hiện có; căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; Công ty chúng tôi sẽ lập phương án phân loại tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
– Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án sau:
+ Kế hoạch thực hiện.
+ Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu …………… đến ……………..
+ Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.
* Mô tả chi tiết Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 1/6/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVS ISO 9001:2000
- Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu
- Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m)
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu
- Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
- Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ.
- Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ)
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu ( tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ )
- Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 , 8, 9, 11, 13, 14)
- Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
- Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
- Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
- Biên mục hồ sơ
- Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 của phiếu tin
- Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
- Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc
- Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
- Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ
- Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
- Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
- Viết và dán nhãn hộp (cặp)
- Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
- Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu
- Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
- Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
- Lập mục lục hồ sơ
- Viết lời nói đầu
- Lập bảng tra cứu bổ trợ
- Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
- Đóng quyển mục lục (03 bộ)
- Xử lý tài liệu loại
- Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại
- Viết thuyết minh tài liệu loại
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại ( việc tổ chức tiêu hủy tài liệu loại thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành )
- Bổ sung tài liệu dữ lại ( nếu có )
- Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Cam kết với khách hàng.
1. Chế độ bảo mật tài liệu.
Công ty sẽ thực hiện chế độ bảo mật chuyên nghiệp đối với tài liệu trong quá trình chỉnh lý và sau khi thực hiện chỉnh lý theo quy định của Nhà nước.
2. Chất lượng chỉnh lý.
Công ty cam kết thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ đạt chất lượng theo đúng quy trình nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Bảo đảm tra tìm thông tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận lợi.
3. Kinh phí thực hiện chỉnh lý.
Tính theo đơn giá quy định tại Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy tiếng Việt.