Hồ sơ, tài liệu là tài sản quý giá của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp phát sinh ra trong quá trình hoạt động. Việc hồ sơ tài liệu phát sinh ngày càng nhiều là một gánh nặng với những người làm Văn thư Lưu trữ hoặc bất kì ai đảm nhận công việc này. Vậy nên việc phân loại hồ sơ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học là việc làm cần thiết. Mục đích của việc sắp xếp gọn gàng ngăn nắp kho lưu trữ là để thuận lợi nhất cho việc khai thác sử dụng tra cứu thường xuyên. Để bố trí, sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ hợp lý, khoa học chúng ta phải thực hiện đồng thời các nội dung sau:
Lựa chọn vật tư lưu trữ phù hợp với phông tài liệu và kho lưu trữ
Để có thể sắp xếp tài liệu khoa học, bạn cần lựa chọn vật tư lưu trữ như kệ sắt lưu trữ, tủ đựng tài liệu, hộp lưu trữ tài liệu phù hợp. Với khối lượng tài liệu lớn,không nên đựng vào trong cặp hay những túi nhỏ. Vì nếu lưu như vậy thì việc trích xuất và tra cứu tài liệu sau này sẽ trở nên rất khó khăn. Tốt hơn hết bạn nên chọn những loại tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn chứa, dùng những cá tủ có nhiều ngăn ở bên trên và có hộc tủ ở bên dưới, mỗi ngăn tủ sẽ có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ khác nhau.
Trường hợp kho lưu trữ có diện tích hạn chế, nên lựa chọn loại tủ đựng hồ sơ treo tường. Như vậy sẽ tiết kiệm được diện tích của kho vừa có thể tạo các không gian để làm lối đi khi tra cứu tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu và lên danh mục tất cả phông (khối) tài liệu có trong kho lưu trữ để bố trí sắp xếp hợp lý nhất:
Với khối lượng tài liệu lớn, chúng ta cần phải biết các thông tin cơ bản về tài liệu như: Tên phông lưu trữ, thời gian hình thành, loại hình tài liệu, số lượng. Một khi chúng ta đã nẵm rõ thông tin về tất cả tài liệu trong kho, khi đó chúng ta sẽ lên phương án sắp xếp tài liệu nào ở vị trí nào cho phù hợp. Đối với các loại tài liệu thường xuyên trích xuất, khai thác tra cứu thì cần phải bố trí sắp xếp ở vị trí thuận tiện nhất. Đảm bảo thời gian trích xuất các tài liệu đó được nhanh chóng nhất.
Đối với các loại tài liệu ít được đưa vào khai thác sử dụng, thì nên sắp xếp ở vị trí cuối kho hoặc trên cùng của các giá đựng tài liệu. Dựa vào các thông tin về tài liệu đã lên danh mục lưu trữ, ta sẽ biết được những loại hồ sơ nào có thông tin liên quan chặt chẽ với nhau thì nên sắp xếp ở vị trí cạnh nhau. Các loại tài liệu nào cần chỉnh lý sau này thì nên bố trí ở những nơi thuận tiện cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Sắp xếp các kệ sắt lưu trữ, tủ chứa tài liệu trong kho hợp lý
Với giá kệ lưu trữ tài liệu gồm có giá cố định và giá di động, Trong kho lưu trữ tài liệu nếu sử dụng giá di động thì sẽ chủ động hơn trong việc di chuyển khối lượng lớn tài liệu. Song hiện nay, hầu hết các kho lưu trữ hồ sơ đều sửa dụng giá cố định. Vì thế nên trước khi sắp xếp hồ sơ tài liệu lên các giá thì phải nghiên cứu bố trí sắp xếp các giá cố định đó ở vị trí nào hợp lý nhất. Ngoài ra cần phải tạo khoảng cách giữa các giá để thuận lợi cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng. Khoảng cách giữa các giá tài liệu để làm lối đi ít nhất là 0,5m. Với giá chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.
Sắp xếp tài liệu lên các kệ lưu trữ dựa theo các nguyên cắc cơ bản
Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ thông thường theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và từ ngoài vào trong. Đối với các loại tài liệu đã được chỉnh lý, trước khi xếp lên giá phải cho vào các hộp lưu trữ riêng. Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ. Ngoài ra để thuận lợi cho việc trích xuất và tra cứu tài liệu thì trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của từng khối tài liệu.
Phải thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ
Diện tích dành cho kho lưu trữ tài liệu ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là không nhiều. Trong khi lượng hồ sơ tài liệu phát sinh trong từng năm hoạt động lại rất lớn. Điều cần làm lúc này là phải giải phóng diện tích kho lưu trữ. Giải phóng diện tích kho có thể tiến hành bằng cách cơ quan, tổ chức phải thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khốitài liệu đưa ra chỉnh lý.
Phương thức thức hiện: Tùy theo đặc thù hoạt động của các đơn vị, Công ty chúng tôi sẽ đề xuất phương án tổ chức dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo các phương thức sau:
Phương thức trọn gói: Chúng tôi tiếp nhận toàn bộ công việc từ khâu đầu đến khâu kết thúc và chuyển giao qui trình nghiệp vụ cho cán bộ của đơn vị vào thời điểm kết thúc hoạt động, đơn vị đóng vai trò giám sát và quản lý chất lượng công việc.
Phương thức chuyên gia: Đơn vị tự thực hiện các qui trình nghiệp vụ, công ty chúng tôi là người đóng vai trò chuyên gia trong việc hướng dẫn, kiểm tra và giám sát chất lượng kết quả chỉnh lý.
Phương thức phối hợp: Trung tâm sẽ cử nhân sự, cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ các chuyên gia tham gia thực hiện cùng đơn vị dựa trên các phươung án chỉnh lý tài liệu đã phê duyệt thống nhất.
Nhân sự – cam kết: Ngoài đội ngũ chuyên gia, cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiều kinh nghiệm, tính kỷ luật cao cộng với máy móc – thiết bị hiện đại, chu1ngg tôi còn mời các nhà chuyên môn là cán bộ công tác trong nghành lưu trữ lâu năm, các giảng viên có uy tín tại các trường các học viện tham gia chỉ đạo nghiệp vụ từ khâu đầu đến khi kết thúc. Chúng tôi cam kết và sẵn sàng cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu cho đơn vị đảm bảo đúng qui chuẩn về mặt nghiệp vụ đối với từng loại hồ sơ tài liệu đặc thù một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, kèm theo một chính sách hậu mãi sau khi kết thúc công việc. 
Quy trình chỉnh lý tài liệu: Mô tả chi tiết Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000
Bước 1. Giao, nhận tài liệu
Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
– Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);
– Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03);
– Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);
– Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
- a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
– Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
– Biên soạn tiêu đề hồ sơ
– Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
– Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
– Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
- b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu
Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)
Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Bước 11. Biên mục hồ sơ
- a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của phiếu tin
- b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
- c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
- a) Vệ sinh tài liệu
- b) Tháo bỏ ghim kẹp
- c) Làm phẳng tài liệu
- d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)
Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ
- a) Viết lời nói đầu
- b) Lập các bản tra cứu bổ trợ
- c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
- d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).
Bước 22. Xử lý tài liệu loại
- a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)
- b) Viết thuyết minh tài liệu loại
- c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
- d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý
- a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
- b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
- c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:
Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương)
- Địa chỉ: Khu 7 – phường Ngọc Châu – Thành phố Hải Dương – tỉnh Hải Dương.
- Tư vấn, hỗ trợ: Mrs, Vân: 0904.321.938 hoặc Mr, Hoàng: 0834.06.08.83
- E-mail: vanthuluutruhd@gmail.com
- Website: www. https://luutruhaiduong.com/
Keyword liên quan: Chỉnh lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, giá sắt lưu trữ, vật tư lưu trữ, số hóa tài liệu, sắp xếp tài liệu, sắp xếp các tài liệu thuận tiện tra cứu, sắp xếp các tài liệu, lưu trữ tài liệu, hộp sơn lưu trữ, giá sắt để tài liệu lưu trữ, cung cấp văn phòng phẩm lưu trữ, lưu trữ, chỉnh lý tài liệu