Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì và tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ?
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Văn thư Lưu trữ. Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” và theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Bởi sau khi được tiến hành chỉnh lý thì tài liệu lưu trữ trong nhiều năm của các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả tốt nhất.
Từ mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụ khác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, xây dựng các công cụ tra cứu…Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơ quan tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lưu trư các cơ quan, tổ chức còn tồn động tích đóng nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản những tài liệu không có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được.
Việc ứng dung các thành tựu khoa học trong công tác lưu trữ là một đòi hỏi, yêu cầu hết sức khẩn trương đối với việc đổi mới công tác lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính có được hay không phụ thuộc rất nhiều ở khâu công tác chỉnh lý để có cơ sở dữ liệu cập nhật vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính đặc biệt là thời bùng nổ về công nghệ 4.0.
Nắm được thực trạng và nhu cầu này, https://luutruhaiduong.com/ đã xây dựng một hệ thống phần mềm hiện đại, đa tương tác, giúp các cơ quan tra cứu và khai thác tài liệu một cách tối ưu và triệt để nhất
Quý cơ quan có nhu cầu về chỉnh lý tài liệu hoặc cần thêm tư vấn xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH TM&DV VĂN THƯ LƯU TRỮ HẢI DƯƠNG
Trụ sở chính: 12 – Nguyễn Đình chiểu – Khu 7 – Ngọc Châu – Tp Hải Dương
Văn phòng: Số 71 – Khu tái định cư Lai xá – Kim Chung – Hoài Đức – Hà Nội
– Điện thoại tư vấn/hỗ trợ : 0904.321.938 / 0834.06.08.83