Phương pháp bố trí, sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

Lựa chọn vật tư lưu trữ phù hợp với phông tài liệu và kho lưu trữ

Để có thể sắp xếp tài liệu khoa học, bạn cần lựa chọn vật tư lưu trữ như kệ sắt lưu trữ, tủ đựng tài liệu, hộp lưu trữ tài liệu phù hợp. Với khối lượng tài liệu lớn,không nên đựng vào trong cặp hay những túi nhỏ. Vì nếu lưu như vậy thì việc trích xuất và tra cứu tài liệu sau này sẽ trở nên rất khó khăn. Tốt hơn hết bạn nên chọn những loại tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn chứa, dùng những cá tủ có nhiều ngăn ở bên trên và có hộc tủ ở bên dưới, mỗi ngăn tủ sẽ có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ khác nhau.

Tài liệu ban đầu

Tài liệu sau chỉnh lý

Trường hợp kho lưu trữ có diện tích hạn chế, nên lựa chọn loại tủ đựng hồ sơ treo tường. Như vậy sẽ tiết kiệm được diện tích của kho vừa có thể tạo các không gian để làm lối đi khi tra cứu tài liệu lưu trữ.

Phân loại tài liệu và lên danh mục tất cả phông (khối) tài liệu có trong kho lưu trữ để bố trí sắp xếp hợp lý nhất:

Với khối lượng tài liệu lớn, chúng ta cần phải biết các thông tin cơ bản về tài liệu như: Tên phông lưu trữ, thời gian hình thành, loại hình tài liệu, số lượng. Một khi chúng ta đã nẵm rõ thông tin về tất cả tài liệu trong kho, khi đó chúng ta sẽ lên phương án sắp xếp tài liệu nào ở vị trí nào cho phù hợp. Đối với các loại tài liệu thường xuyên trích xuất, khai thác tra cứu thì cần phải bố trí sắp xếp ở vị trí thuận tiện nhất. Đảm bảo thời gian trích xuất các tài liệu đó được nhanh chóng nhất.

Đối với các loại tài liệu ít được đưa vào khai thác sử dụng, thì nên sắp xếp ở vị trí cuối kho hoặc trên cùng của các giá đựng tài liệu. Dựa vào các thông tin về tài liệu đã lên danh mục lưu trữ, ta sẽ biết được những loại hồ sơ  nào có thông tin liên quan chặt chẽ với nhau thì nên sắp xếp ở vị trí cạnh nhau. Các loại tài liệu nào cần chỉnh lý sau này thì nên bố trí ở những nơi thuận tiện cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Sắp xếp các kệ sắt lưu trữ, tủ chứa tài liệu trong kho hợp lý

Với giá kệ lưu trữ tài liệu gồm có giá cố định và giá di động, Trong kho lưu trữ tài liệu nếu sử dụng giá di động thì sẽ chủ động hơn trong việc di chuyển khối lượng lớn tài liệu. Song hiện nay, hầu hết các kho lưu trữ hồ sơ đều sửa dụng giá cố định. Vì thế nên trước khi sắp xếp hồ sơ tài liệu lên các giá thì phải nghiên cứu bố trí sắp xếp các giá cố định đó ở vị trí nào hợp lý nhất. Ngoài ra cần phải tạo khoảng cách giữa các giá để thuận lợi cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng. Khoảng cách giữa các giá tài liệu  để làm lối đi ít nhất là 0,5m. Với giá chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.

Sắp xếp tài liệu lên các kệ lưu trữ dựa theo các nguyên cắc cơ bản

Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ thông thường theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và từ ngoài vào trong. Đối với các loại tài liệu đã được chỉnh lý, trước khi xếp lên giá phải cho vào các hộp lưu trữ riêng. Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ. Ngoài ra để thuận lợi cho việc trích xuất và tra cứu tài liệu thì trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của từng khối tài liệu.

Dữ liệu được nhập vào phần mềm chuyên dụng, tra cứu nhanh, không lo mất dữ liệu

Phải thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ

Diện tích dành cho  kho lưu trữ tài liệu ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là không nhiều. Trong khi lượng hồ sơ tài liệu phát sinh trong từng năm hoạt động lại rất lớn. Điều cần làm lúc này là phải giải phóng diện tích kho lưu trữ. Giải phóng diện tích kho có thể tiến hành bằng cách cơ quan, tổ chức phải thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.