Mở hồ sơ Đối với UBND các cấp và các cơ quan chuyên môn đã xây dựng danh mục hồ sơ cần dựa vào danh mục hồ sơ để hình thành hồ sơ và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ). Đối với UBND các cấp […]

Bước 1: Phân chia tài liệu trong toàn phông ra các nhóm lớn (mỗi nhóm tương ứng với 1 cơ cấu tổ chức hoặc 1 mặt hoạt động của cơ quan). Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa (mỗi nhóm tương ứng 1 mặt hoạt động chủ yếu của […]

Khi biên soạn các văn bản hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu cần lưu ý một số điểm sau: Lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của cơ […]

Khi chỉnh lý tài liệu, các công việc cần phải chuẩn bị như sau: Giao nhận tài liệu Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý Khảo sát tài liệu. Thu thập, bổ sung tài liệu. Biên soạn các văn bản hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh  lý. […]

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: Chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; Xác định giá trị tài liệu; Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu Xây dựng công cụ tra cứu […]

Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông: Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh vốn có của nó. Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài […]